Il diritto di accesso agli atti amministrativi: l’accesso procedimentale
Egregio Avvocato
Pubblicato il 4 ott. 2021 · tempo di lettura 6 minuti
Il diritto di accesso agli atti amministrativi, in ossequio al principio di trasparenza dell’azione pubblica, consente ai cittadini di ottenere una informazione qualificata, di accedere ai documenti amministrativi e conoscere, nei limiti precisati dalla legge, lo stato dei procedimenti amministrativi che li riguardano, seguendo le fasi attraverso cui l’attività amministrativa si articola.
Vediamo come tale diritto è riconosciuto e tutelato nel nostro ordinamento.
- Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?
- Le tre tipologie di accesso codificate dal legislatore: cenni
- L’accesso procedimentale
3.1. Presupposti
3.2. Limiti
3.3. Procedimento
1 - Che cosa si intende per “diritto di accesso agli atti amministrativi”?
Il diritto di accesso è uno strumento che consente la partecipazione dei cittadini all’azione amministrativa, permettendo loro di esercitare un controllo sull’agire pubblico.
Si tratta di un istituto che affonda le proprie radici nel principio di trasparenza della Pubblica Amministrazione. Per trasparenza, in particolare, si intende l’accessibilità dei dati e dei documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, allo scopo di tutelare i diritti dei cittadini e di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche. La trasparenza, pertanto, concorre a attuare i principi costituzionali di eguaglianza, imparzialità, buon andamento, responsabilità, efficacia ed efficienza nell’utilizzo di risorse.
Come principio ha un fondamento espresso in ambito sovranazionale: l’art. 15 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE) e l’art. 42 della Carta dei diritti fondamentali dell’UE affermano, infatti, che “Qualsiasi cittadino dell'Unione e qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro ha il diritto di accedere ai documenti delle istituzioni, organi e organismi dell'Unione, a prescindere dal loro supporto (…)”. Il TFUE, inoltre, impone agli Stati di garantire la trasparenza dei propri lavori e di definire nel proprio regolamento interno disposizioni specifiche riguardanti l'accesso ai propri documenti.
Vediamo allora come l’ordinamento italiano ha disciplinato il diritto di accesso.
2 - Le tipologie di accesso agli atti amministrativi codificate dal legislatore: cenni
Il nostro ordinamento conosce tre diverse tipologie di diritto di accesso agli atti amministrativi, rispondenti a esigenze diverse e caratterizzate da presupposti differenti:
- accesso procedimentale: consente a chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale di accedere ad un documento e di estrarne copia. Può essere esercitato solo nell’ambito di un procedimento amministrativo, cioè quella particolare procedura che culmina con l’adozione di un provvedimento amministrativo;
- accesso civico: nella sua forma “semplice” consente a chiunque, a prescindere da un interesse diretto, concreto e attuale, di prendere visione dei dati, delle informazioni e dei documenti per cui sussiste un obbligo di pubblicazione in capo alla p.a.; nella sua forma “generalizzata”, invece, consente a chiunque il diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle amministrazioni pubbliche, ulteriori rispetto a quelli per i quali vige un obbligo di pubblicazione.
In questo contributo ci concentreremo sull’accesso procedimentale e approfondiremo, prossimamente, le altre due tipologie di accesso.
3 - Accesso procedimentale
L’accesso procedimentale è disciplinato dalla l. 241/1990 e dal d.p.r. 184/2006: ai sensi dell’art. 10 della l. 241/1990 consiste nel diritto di “prendere visione degli atti del procedimento”. Questa tipologia di accesso, pertanto, può esercitarsi soltanto nell’ambito di un procedimento amministrativo.
3.1 - Presupposti
Come abbiamo anticipato, i soggetti legittimati ad esercitare il diritto di accesso sono, ai sensi dell’art. 22 della l. 241/1990 tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso”. Pertanto, la facoltà di accedere ai documenti detenuti dalla p.a. non è attribuita a chiunque ma unicamente ai soggetti titolari di una posizione differenziata e collegata al documento di cui si chiede l’ostensione.
I soggetti passivi del diritto di accesso, cioè coloro nei confronti dei quali il diritto si esercita, sono le pubbliche amministrazioni, le aziende autonome e speciali, gli enti pubblici e i gestori di pubblici servizi, nonché i privati limitatamente alla loro attività di pubblico interesse.
Oggetto del diritto di accesso sono i “documenti amministrativi”, nel senso precisato dall’art. 22 della l. 241/1990. Si tratta di una definizione ampia, che comprende atti non solo scritti su supporto cartaceo ma anche in formato digitale; non soltanto i provvedimenti finali ma anche gli atti interni o endoprocedimentali; non solo gli atti amministrativi ma anche gli atti formati dai privati che confluiscono nel procedimento, come pareri legali o progetti tecnici.
3.2 - Limiti
L’art. 24 l. 241/1990 prevede, poi, alcune ipotesi di esclusione dal diritto di accesso. In primo luogo, non sono suscettibili di essere conosciuti dai cittadini:
- i documenti coperti da segreto di Stato;
- i documenti oggetto di segreto o di divieto di divulgazione espressamente previsti dalla legge;
- i procedimenti tributari;
- l'attività della pubblica amministrazione diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione;
- i procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi.
È previsto, inoltre, un generale divieto dell’accesso che sia finalizzato ad un controllo generalizzato dell'operato delle pubbliche amministrazioni.
3.3 - Procedimento
Per poter accedere a un documento amministrativo, l’interessato deve presentare un’istanza di accesso all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente. Tale richiesta deve essere motivata, deve contenere l’indicazione degli estremi del documento e deve far constatare l’identità del richiedente.
L’istanza può essere presentata fino a quando la pubblica amministrazione ha l’obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere.
L’istanza può essere di due tipologie, a seconda delle peculiarità del caso concreto:
- qualora, in base alla natura del documento richiesto non risulti l’esistenza di controinteressati (soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall’esercizio del diritto di accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza), l’accesso è informale: può essere esercitato mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio dell’amministrazione, che esamina immediatamente e senza formalità la richiesta e la accoglie mediante esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra modalità idonea;
- qualora, invece, risulti, alla stregua delle informazioni esistenti, l'esistenza di controinteressati ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse ovvero sull'accessibilità del documento, l’accesso è formale: l’istante dovrà formalizzare l’istanza utilizzando l'apposito modulo (chiamato “Richiesta di accesso agli atti”) da presentare all'ufficio che detiene l'atto o allo Sportello Unico Servizi.
A seguito della domanda di accesso, si aprono quattro possibili scenari:
- l’amministrazione accoglie l’istanza: in questo caso il privato può esercitare il diritto di accesso mediante esame gratuito ed estrazione di copia del documento, quest’ultima subordinata al rimborso del costo di riproduzione; l’esame è effettuato direttamente dal richiedente o da persona da lui incaricata. L’amministrazione può anche accogliere parzialmente l’istanza, limitando la portata dell’accesso solo ad alcune parti del documento: in questo caso deve espressamente motivare la propria scelta;
- l’amministrazione differisce l’accesso: in questo caso l’amministrazione deve motivare le ragioni per cui ritiene opportuno differire l’accesso. La legge prevede, inoltre, che l’accesso non può essere negato laddove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento;
- l’amministrazione nega l’accesso: il rifiuto può avvenire quando siano carenti i requisiti di legittimazione del richiedente e di relativa motivazione o quando gli atti richiesti siano sottratti all’accesso; in tal caso c’è un obbligo di motivazione;
- l’amministrazione rimane inerte: ai sensi dell’art. 25 co. 4 l. 241/1990, trascorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta questa si intende respinta (c.d. “silenzio-rigetto”).
Contro il diniego o il differimento dell’accesso, il richiedente può presentare un ricorso giurisdizionale al giudice competente o un ricorso amministrativo al difensore civico (per gli atti degli enti territoriali) o alla Commissione nazionale per l’accesso (per gli atti delle amministrazioni statali).
Il ricorso deve essere notificato agli eventuali controinteressati e deve essere presentato nel termine di trenta giorni dalla piena conoscenza del provvedimento impugnato o dalla formazione del silenzio rigetto sulla richiesta d'accesso. Nel termine di quindici giorni dall'avvenuta comunicazione i controinteressati possono presentare le loro controdeduzioni.
Editor: dott.ssa Elena Pullano
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E quale responsabilità grava per l’ente pubblico?L’articolo 14 del Decreto Legislativo n. 285/1992, noto come Codice della Strada, dispone che gli enti proprietari, al fine di garantire la sicurezza e la fluidità della circolazione, provvedono alla manutenzione, alla gestione e alla pulizie delle strade. Ne consegue che, ad esempio, laddove la strada sia comunale, il soggetto responsabile è il Comune e così via.Una volta appurato il soggetto responsabile, è necessario anche capire quale tipo di responsabilità gravi sull’ente pubblico.Sul punto, la giurisprudenza è, ormai, definitivamente orientata nel senso della responsabilità da cose in custodia, ai sensi dell’articolo 2051 del codice civile, superando il vecchio orientamento per il quale si optava per la responsabilità extracontrattuale di cui all’articolo 2043 del codice civile.La differenza principale consiste nel diverso onere probatorio a carico del danneggiato. Nel caso della responsabilità di cui all’art. 2043, infatti, è necessario provare: 1) il fatto, ossia la presenza dell’insidia, 2) il danno, patrimoniale o non patrimoniale, mediante fatture di riparazioni o certificati medici e così via, 3) il nesso eziologico, noto anche come nesso causale, che consiste nel legame diretto tra un fatto e l’altro, tale per cui il secondo sia la conseguenza diretta e univoca del primo, 4) la colpa dell’ente e, quindi, la prova che l’evento dannoso sia rimproverabile all’ente proprietario in ragione di una specifica violazione dell’obbligo di diligenza, prudenza e perizia nella manutenzione.Per converso, prendendo in considerazione la responsabilità ex art. 2051, è sufficiente la prova del fatto, del danno e del nesso eziologico.Va da sé che tale evoluzione giurisprudenziale sia a vantaggio del soggetto danneggiato in quanto non più chiamato al gravoso compito di fornire la prova della colpa della Pubblica Amministrazione.3 - Le cause di esclusione della responsabilità della Pubblica Amministrazione: il caso fortuito e la condotta del danneggiatoSi è appurato che una volta dimostrato il nesso di causalità tra l’insidia stradale e il danno subìto è sempre configurabile la responsabilità del custode, ai sensi dell’art. 2051 del codice civile. Ma sono configurabili ipotesi di esclusione della Pubblica Amministrazione?La risposta è affermativa e vi sono, in particolare, due casi da dover menzionare.Innanzitutto, la Pubblica Amministrazione non è responsabile laddove dimostri che l’evento lesivo si sia verificato a seguito del cosiddetto caso fortuito non riconducibile alla cosa (ad esempio una buca) ma ad un elemento esterno che abbia i caratteri della oggettiva imprevedibilità e inevitabilità che può essere costituito da forza maggiore (es. temporale, nubifragio o calamità naturale) o da fatto del terzo (es. cantiere stradale in cui l’area risulti completamente recintata e affidata alla custodia dell’appaltatore).Altra causa di esclusione di responsabilità per la Pubblica Amministrazione o, quanto meno, di un concorso di colpa è rappresentata dalla condotta dello stesso danneggiato.Gli utenti della strada, infatti, sono gravati secondo il principio di autoresponsabilità, codificato dall’articolo 1227 del codice civile, e di un dovere generale di attenzione e diligenza, in base al quale il comportamento del soggetto danneggiato contrario alla cosiddetta ordinaria diligenza, può incidere sulla responsabilità della Pubblica Amministrazione, sino a limitarla o escluderla. È comunque onere della stessa Pubblica Amministrazione provare che l’evento dannoso sia stato, in tutto o in parte, determinato dal comportamento dello stesso danneggiato e sarà onere di quest’ultimo provare il contrario. 4 - Qual è la procedura da seguire per richiedere il risarcimento del danno?Una volta verificatosi il sinistro è opportuno seguire una serie di passaggi per poter avere un quadro più completo, anche per provare il nesso causale tra il fatto e il danno subìto. 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La riforma dell'arbitrato in ItaliaIl recente Decreto Legislativo n.149 del 10 ottobre 2022 ha finalmente messo in moto la cosiddetta Riforma Cartabia, attuando i principi enunciati dalla Legge Delega n. 206 del 26 novembre 2021 (la “Legge Delega”) e seguita dal governo italiano nella riforma dei procedimenti civili.Per rendere l'arbitrato un metodo di risoluzione delle controversie più attraente in Italia e per costruire un sistema più trasparente ed efficiente, l'articolo 1, comma 15 della Legge delega, interamente dedicato all'arbitrato, è stato recepito nell'articolo 3, commi 51-56 del decreto legislativo n.149/2022. Le nuove disposizioni entreranno in vigore il 28 febbraio 2023 e si applicheranno agli arbitrati iniziati dopo tale data.La dichiarazione di imparzialità e indipendenza degli arbitriL'articolo 815 del Codice di procedura civile fornisce un elenco dei motivi per impugnare un arbitro. Fino ad ora, tali motivi erano specifici e per lo più legati al rapporto dell'arbitro con le parti. Al fine di rafforzare le garanzie di imparzialità e indipendenza degli arbitri, la riforma ha aggiunto un terreno più ampio per la sfida: “gravi motivi di convenienza.”Inoltre, la riforma dell'articolo 813 del Codice di procedura civile introduce l'obbligo, per ciascun arbitro, di dichiarare per iscritto tutte le circostanze che potrebbero compromettere la propria imparzialità e indipendenza. L'omissione di tale divulgazione impedisce la validità dell'accettazione. Qualora un arbitro non comunichi le circostanze in cui potrebbe essere impugnato ai sensi dell'articolo 815 del Codice di procedura civile, decade dall'incarico.Anche se i requisiti di divulgazione sono spesso formulati in termini generali nelle regole di arbitrato internazionale di molte istituzioni arbitrali, può essere difficile da applicare e coordinare queste disposizioni. In effetti, le “gravi ragioni di convenienza” non sono specificate e dovranno essere valutate caso per caso.Gli obblighi di divulgazione sono già noti nelle best practice internazionali (Linee guida IBA sui conflitti di interesse nell'arbitrato internazionale, General Standard 3) e nel regolamento arbitrale delle principali istituzioni italiane e internazionali(Articolo 20 del Regolamento arbitrale CAM; Articolo 11 (2) del Regolamento arbitrale ICC; Articolo 13 del Regolamento SIAC). Pertanto, l'impatto di tale innovazione sull'arbitrato istituzionale può essere limitato.D'altra parte, l'Italia ha una forte tradizione di arbitrati ad hoc, che rappresentano una percentuale considerevole di procedimenti arbitrali. Questi procedimenti non sono soggetti a regole arbitrali, ad eccezione di quelle del Codice di procedura civile italiano, e i tribunali ordinari decidono le sfide degli arbitri. Le nuove disposizioni potrebbero quindi essere utili per rafforzare le garanzie di imparzialità e indipendenza, essenziali per garantire un processo equo.Potere degli arbitri di concedere misure provvisorieSuperando la restrizione stabilita dal vecchio articolo 818 del Codice di procedura civile, il nuovo articolo 818 autorizza gli arbitri a concedere provvedimenti provvisori. Si tratta di una novità per il quadro giuridico italiano, rimasto “de facto” isolato dagli altri ordinamenti giuridici europei che da tempo riconoscono il potere degli arbitri di concedere provvedimenti provvisori.L'entità di questa innovazione, tuttavia, deve essere verificata. Gli arbitri avranno questo potere solo se espressamente conferiti loro dalle parti nell'accordo arbitrale o in un successivo accordo scritto prima dell'inizio del procedimento arbitrale. Questa soluzione è, infatti, opposta a quella generalmente adottata in molti altri sistemi giuridici, dove il potere degli arbitri di emettere misure provvisorie è la regola generale, ma le parti possono concordare di limitare tale potere.La formulazione del nuovo articolo 818 ha risposto alla domanda posta dai professionisti dopo l'approvazione della Legge delega – cioè, se il riferimento alle regole di un'istituzione arbitrale che prevede questo potere sarà ritenuto sufficiente per soddisfare la condizione stabilita nella Legge delega. L'articolo 818 chiarisce ora che la scelta delle parti può essere fatta espressamente o facendo riferimento, nella convenzione arbitrale, a una serie di regole arbitrali che prevedono il potere degli arbitri di emettere misure provvisorie. Dal momento che le regole delle istituzioni primarie attualmente autorizzano gli arbitri di emettere misure provvisorie, questo dovrebbe facilitare l'attuazione del nuovo meccanismo, almeno nel caso di arbitrati istituzionali.Anche l'articolo 818 del Codice di procedura civile è stato ridisegnato per conferire un potere esclusivo agli arbitri. In particolare, quando le parti danno agli arbitri il potere di emettere provvedimenti provvisori / provvisori, i tribunali ordinari sono autorizzati a prendere tali provvedimenti solo se le domande in tribunale sono state depositate prima che gli arbitri abbiano accettato la loro nomina. Dopo questo momento, i tribunali ordinari perderanno irrimediabilmente tale potere.Si tratta di un cambiamento notevole: il sistema italiano passerà da quello in cui i tribunali hanno competenza esclusiva sui provvedimenti provvisori a quello in cui gli arbitri hanno potere esclusivo in questo settore, diventando più “arbitrale-friendly” rispetto a molti ordinamenti giuridici stranieri, il che lascia alle parti la scelta di quale autorità rivolgersi. Lasciare tale scelta alle parti sembra preferibile in quanto esse possono valutare in tal modo l'autorità di rispondere alla loro richiesta in base alla natura della misura richiesta o ad altre circostanze del caso.Le misure cautelari emesse dagli arbitri saranno impugnate dinanzi alla competente Corte d'appello, limitatamente ai motivi di cui all'articolo 829, comma 1, del Codice di procedura civile italiano – ossia quelli di annullamento delle sentenze arbitrali – nonché ai casi in cui le misure cautelari siano contrarie all'ordine pubblico.L'esecuzione dei provvedimenti provvisori è invece effettuata sotto il controllo del tribunale ordinario di primo grado. A questo proposito, il decreto legislativo n.149/2022 ha emanato il nuovissimo articolo 818-ter, che prevede che i provvedimenti provvisori concessi dagli arbitri siano eseguiti sotto il controllo del tribunale nel cui distretto si trova la sede arbitrale. 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Il ricorso può essere presentato dal richiedente se il riconoscimento è stato negato o dalla controparte se è stato concesso.Prima della riforma, non era chiaro se il premio straniero, compresa un'ingiunzione di pagamento, fosse immediatamente esecutivo dopo l'emissione del decreto del Presidente della Corte d'appello. La giurisprudenza della maggioranza era giunta a ritenere che qualsiasi esecuzione doveva essere sospesa fino alla scadenza del termine per l'appello del decreto emesso dal Tribunale.La questione è stata ora risolta dall'articolo 839 modificato, che ora prevede espressamente che il decreto che dichiara l'efficacia di un lodo straniero sarà immediatamente esecutivo. Per le stesse ragioni, è stato modificato anche l'articolo 840, in quanto il secondo comma recita ora che, a seguito dell'opposizione, la Corte d'appello può sospendere l'esecutività/esecuzione del lodo.Arbitrato societarioLe disposizioni in materia di arbitrato societario, precedentemente disciplinate dal D. 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In caso di decadenza della competenza da parte del tribunale arbitrale, le parti dovranno invece procedere alla ripresa formale della causa ai sensi dell'articolo 125 del Codice di procedura Civile.In entrambi i casi, le parti riprendono il caso entro tre mesi dopo che la sentenza o il lodo arbitrale sono diventati definitivi.Il nuovo articolo 819-quater ha stabilito che, dopo la “translatio iudicii”, sarà tenuta in considerazione l'attività processuale già svolta. 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Impone inoltre un preciso dovere di informazione, che consiste nella pubblicazione delle nomine sul sito web dell'ufficio giudiziario, che darà a tutti gli operatori la possibilità di verificare il rispetto dei criteri indicati.L'articolo 822 del Codice di procedura Civile prevede espressamente che le parti possano indicare e scegliere la legge applicabile. In caso contrario, gli arbitri applicheranno le norme o le leggi individuate in base ai criteri di conflitto ritenuti applicabili.Il termine per l'impugnazione per l'annullamento di un lodo arbitrale è stato ridotto da un anno a sei mesi, mentre il termine di 90 giorni per chiedere l'annullamento di un lodo quando servito dall'avversario non è cambiato. Il primo termine corrisponde ora al termine per l'appello delle decisioni giudiziarie quando non notificate dalla controparte. Il secondo termine è più lungo del termine di 30 giorni per l'appello delle decisioni giudiziarie che sono state notificate.ConclusioneL'esito della riforma sembra essere positivo: accanto ad alcune disposizioni ridondanti, va accolto con favore lo sforzo di riorganizzare la materia e, soprattutto, l'espresso potere degli arbitri di concedere misure provvisorie. Naturalmente, è troppo presto per dire come le nuove disposizioni saranno messe in pratica; sarà un compito per il professionista valutare come applicare tali innovazioni con successo, in modo tale che l'Italia diventi tra i paesi più attraenti per l'arbitrato.
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La c.d. legge Cirinnà (n. 76 del 2016) ha disciplinato le convivenze di fatto e previsto la possibilità di registrarle.A tal fine, è necessario che i due soggetti, indifferentemente di sesso diverso o dello stesso sesso, siano maggiorenni, conviventi e uniti stabilmente da un legame affettivo e di coppia, connotato da reciproca assistenza morale e materiale. Per formalizzare la convivenza di fatto, è sufficiente effettuare una dichiarazione all’anagrafe del Comune di residenza, affermando di costituire una coppia di fatto e di coabitare nella stessa casa. Tale dichiarazione può essere sottoscritta di fronte all’ufficiale dell’anagrafe o essere inviata tramite fax o per via telematica. Successivamente, l’ufficio rilascia una certificazione, utile alla dimostrazione della convivenza ai fini di legge. In base alla legge, ai conviventi viene infatti riconosciuta una serie di diritti, tra i quali:il diritto reciproco di visita, assistenza e accesso alle informazioni personali in caso di malattia;la facoltà di nominare il partner come proprio rappresentante;il diritto di continuare a vivere nella casa di residenza dopo il decesso del convivente proprietario dell’immobile.È anche possibile stipulare un contratto di convivenza per regolare i rapporti patrimoniali.Deve comunque considerarsi che i diritti in questione sono correlati direttamente allo “status” di conviventi di fatto. Anche in mancanza della certificazione, pertanto, i conviventi potranno provare il rapporto duraturo e significativo e far valere i diritti e i doveri connessi.
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